เวลาที่ต้องจัดการ

Read it in Loop | Loopless

➜   8 ชั่วโมงต่อวันเป็นระยะเวลามาตรฐานที่หลายองค์กรใช้ยึดเป็นหลักเวลาในการทำงาน แน่นอนว่าปริมาณและลักษณะงานของแต่ละคน เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลให้เราจัดการการงานให้เสร็จสิ้นสมบูรณ์ได้แตกต่างกันไปภายใต้ขอบเขตระยะเวลาเท่ากันนี้

บางคนอาจใช้เวลามากกว่านั้นเพื่อจัดการทุกอย่างให้เสร็จสิ้นทันเวลาที่กำหนดไว้ ในขณะที่บางคนอาจใช้ระยะเวลาน้อยกว่าในการบรรลุเป้าหมายเดียวกัน

เหตุผลหนึ่งที่เราเชื่อว่าเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างความแตกต่างที่ว่านี้ คือการจัดการเวลา

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ อาจเริ่มต้นจากการตัดสินใจที่รวดเร็วและแม่นยำ ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ทำกันได้ง่ายๆ เพราะต้องอาศัยประสบการณ์ที่ถูกสะสมผ่านกาลเวลา ผ่านการลองผิดลองถูกมามากพอจนเกิดความสามารถในการประเมินสถานการณ์อย่างเเม่นยำ สิ่งที่เรียกว่า “การมองข้ามช็อต” หรือการตั้งสมมติฐานความน่าจะเป็นที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อให้เราสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบคอบ ลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น สร้างแผนที่การทำงานในหัวเพื่อให้การตัดสินใจในสิ่งต่างๆ นำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่ตรงต่อเวลามากยิ่งขึ้น สามารถมองเห็นทางเลือกในการเข้าถึงแต่ละเป้าหมาย แต่ละทางมีข้อดีข้อเสียต่างกันอย่างไร และเมื่อเลือกเดินไปแล้วจะต้องเจออะไรบ้าง

เมื่อเข้าใจประเด็นดังกล่าวแล้ว ขั้นตอนถัดไปจึงเป็นเรื่องของการวางแผนงานตามทางที่ได้เลือกไว้ ซึ่งขั้นตอนนี้จะมีข้อดีตรงที่ทำให้เราไม่หลงทางไปกับขั้นตอนที่ไม่จำเป็น รวมถึงการพยายามลงมือทำงานให้ได้ตามกรอบเวลาที่ตั้งใจ เพราะการจะระบุรายละเอียดลงในตารางงาน จะต้องผ่านการคิดไตร่ตรองมาแล้วว่าสิ่งใดควรทำก่อนหรือหลัง และควรใช้เวลาเท่าไหร่จึงจะเหมาะสม ตลอดจนสอดคล้องกับงานหรือโปรเจ็คต์อื่นๆ ที่มีในมือ เพื่อให้ไทม์ไลน์งานไม่ทับซ้อนกันจนไม่อยู่บนความเป็นจริงหรือไม่สามารถทำได้

อุปสรรคสำคัญในขั้นตอนนี้ที่มักเกิดขึ้นเสมอคือ ปัจจัยอื่นที่ควบคุมไม่ได้ เป็นเรื่องง่ายที่จะทำตามแผน แต่เป็นเรื่องยากถ้าหากแผนนั้นไม่เป็นไปอย่างที่คิด ทักษะหนึ่งที่ตามมาคือความสามารถในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ซึ่งเป็นสิ่งที่มาพร้อมประสบการณ์และความสามารถในการมองข้ามช็อต

อีกหนึ่งเรื่องที่ต้องแวะทำความเข้าใจคือ ความละเอียดของตารางงานไม่ได้เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานแต่อย่างใด การสร้างตารางงานเป็นเพียงเครื่องมือจัดระบบความคิดของแต่ละคน ขึ้นอยู่กับความถนัดและความต้องการที่แตกต่างกันไป โดยส่วนใหญ่จะมีรายละเอียดมากในช่วงเริ่มต้น และค่อยๆ คลี่คลายลงเหลือแต่สิ่งที่จำเป็น ซึ่งสิ่งนี้จะผกผันกับความคุ้นชินและความแม่นยำของระบบความคิด ซึ่งไม่จำเป็นต้องระบุหรือแสดงออกมาเป็นรูปธรรมในตารางเพื่อย้ำเตือน เมื่อเป็นเรื่องที่เราหรือทีมทำงานนั้นทราบดีอยู่แล้ว

ที่เหลือหลังจากนี้ก็เป็นขั้นตอนการลงมือปฏิบัติ ซึ่งปัญหาใหญ่ของขั้นตอนนี้ มักเป็นเรื่องของการคุย คุย คุย และคุย เพื่อให้งานเดินหน้า โดยเฉพาะงานที่ต้องอาศัยการประสานงานและคุยกับทีมงานหรือคนจำนวนมาก

นับว่ายังโชคดีที่ทุกวันนี้เรามีแอปพลิเคชั่นหรือเว็บแอปฯ ต่างๆ เป็นผู้ช่วยที่ดีให้กับเรา ทำให้เราสามารถตอบอีเมลผ่านแอปฯ ในมือถือได้ทันที โดยไม่ต้องรอให้ถึงออฟฟิศเพื่อเปิดคอมพิวเตอร์ตอบอีเมลเหมือนเมื่อหลายปีก่อน หรือทำให้เราประชุมงานพร้อมเปิดพรีเซนเทชั่นออนไลน์ให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ถกเถียงกัน ผ่าน Google Hangout Meet ได้โดยไม่ต้องเสียเวลาและเสียสุขภาพจิตไปกับการเดินทาง หรือแม้กระทั่งการจดสรุปการประชุมลงในแอปฯ ต่างๆ ในมือถือหรือคอมพิวเตอร์ แล้วส่งอีเมลหาทุกคนในทีมได้ทันทีที่การประชุมจบลง โดยไม่ต้องใช้การจดบันทึกลงสมุด แล้วกลับมาเขียนสรุปเพื่อส่งอีเมลอีกครั้งให้เสียเวลา

การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม การพูดคุยที่สั้นกระชับได้ใจความ การตั้งคำถามที่ถูกต้องเพื่อให้ได้คำตอบที่ต้องการ ไม่ปล่อยให้การสื่อสารเป็นไปตามยถากรรม จะเป็นหัวใจสำคัญของเรื่องนี้ ไม่ใช่เครื่องมือที่เราเลือกใช้

เมื่อทุกอย่างเป็นไปตามแผน งานเสร็จสิ้นทันเวลา แน่นอนว่าเราเองก็จะสามารถลงมือจัดการกับโปรเจ็คต์อื่นๆ ในช่วงเวลาเดียวกันได้ในลักษณะเดียวกัน

เมื่อเราสามารถทำงานได้ตรงตามกำหนดเวลาหรือทำงานได้มากในเวลาที่จำกัด เราก็จะมีประสบการณ์ที่หลากหลาย และส่งผลดีย้อนกลับมาในเรื่องความแม่นยำในการตัดสินใจและสร้างเสริมการมองข้ามช็อตของเราให้แข็งแรงมากยิ่งขึ้นไปอีก

ในขณะที่การงานประสบผลสำเร็จและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการเวลาที่ดียังส่งผลดีกับการใช้ชีวิตส่วนตัวของเราด้วยเช่นกัน นั่นหมายความว่า เราจะได้เวลาที่มีค่าเท่ากับการเป็นต้นทุนชีวิต ถูกนำไปลงทุนในกิจกรรมอื่นๆ ที่ไม่ใช่ “งาน” แต่ล้วนเป็นสิ่งที่ทำให้ชีวิตเราถูกเติมเต็มและมีพลังมากขึ้นในการเดินหน้าต่อ เติมเต็มคุณภาพการใช้ชีวิตที่สมบูรณ์ของเราเอง

หากใครอยากลองเริ่มใช้วิธีคิดนี้ เราอาจเริ่มต้นจากการสำรวจตนเองก่อนว่า ในระยะเวลา 8 ชม. ต่อ 1 วันที่เราทำงาน เราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง และสิ่งที่ไหนที่เราคิดว่าสามารถร่นระยะเวลานั้นได้ หรือตัดทิ้งได้โดยไม่ส่งผลกระทบกับคุณภาพของงาน หรืองานลักษณะไหนที่มีเครื่องมือที่จะสามารถช่วยทำให้เราทำงานได้ง่ายขึ้นบ้าง

แต่หากข้อความข้างต้นทั้งหมด เป็นเรื่องพื้นฐานที่หลายคนทราบกันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว แต่ยังคงมีคำถามในใจ ทั้งๆ ที่รู้ แต่ทำไมจึงยังไม่สามารถจัดการได้? เคล็ดลับสุดท้ายสำหรับการออกจากวังวนนี้ อาจอยู่ที่ความรวดเร็วในการลงมือจัดการ “การลงมือทำทันที” โดยไม่มีคำว่า “เดี๋ยว” อาจเป็นคำตอบที่ทุกคนกำลังมองหา

คุณอาจจะพบว่าทุกสิ่งช่างง่ายดายและไม่ได้ยากเย็นอย่างที่คิด เพราะทุกอย่างมีพร้อมอยู่แล้ว เพียงแค่เราลงมือและจัดการในทันที โดยเฉพาะการจัดการเวลาทั้งหมดที่มีให้ดีที่สุด